4.5 財務処理（風戸）

　財務会計関連の事務局の仕事内容を以下に示す。

会計担当業務内容（事務局会計担当者からの説明資料）

入出金業務

• 入金：郵便振替（月平均 70 件）銀行入金（月平均 250 件）の明細を確認、小口、現金書留による入金分を科目別ににまとめ、入金伝票を作成→仕分帳に記入→元帳に転記する。

• 出金
  a. 旅費、謝礼、原稿料等の支払いに対して

並木次長の押印を得た出金依頼票に対し、現金による支払い、又は銀行から該当者への振込による支払いを行う。

それぞれの支払いに対して支払伝票を作成→仕分帳に記入→元帳に転記する 。

b. 給与関係

職員の残業締め切り、パート社員給与締め切りは 10 日のため、 11 日に給与計算を行い、給与台帳に記入、各自へ配布する給与支払明細書を作成し、給与に関する入出金伝票を起こし、仕訳帳に記入→元帳に転記する 。賞与については支給月数を次長に確認し、上記とほぼ同様に処理

c. 業者への支払い

毎月 25 日に業者に対する支払いを行う。（平均 20 件）業者から送付される請求書に対して振込手続きを行い、支払伝票作成→仕訳帳に記入→元帳に転記する。

該当月分伝票の処理、元帳、仕訳帳に対する処理が終了後、貸借対照表を作成、会計報告を作成する 。

請求業務

• クレジット（ 1 月〜 7 月約 400 件）
• 論文集別刷料、学会誌別刷料、求人広告掲載料、表紙写真掲載料、会員外頒布（コロナ社）、学会誌広告掲載料（中外）に対する請求

学術講演会関係

講演原稿受付、請求、入金処理。
参加登録受付参加登録の受付、入力、請求、入金処理
会場での受付業務等

官庁関係
税務署

• 毎月発生する税金の処理（給与、謝礼、原稿料の源泉徴収）市町村民税
• 1月　前年度給与所得の源泉徴収票、給与支払い報告書、学会が一人に対して年間 50,000 円以上の講演謝礼、校閲料を支払った人に対しての支払調書等を作成後各市町村へ送付し、 控を本人へ渡す。
• 給与所得の源泉徴収票等の法定調書を作成し、提出
•  2 月　前年度消費税及び地方消費税の確定申告を作成し、提出
•  3月　公益法人等の収支計算書の提出書を作成し、提出

都税事務所

• 1 月　当年度償却資産申告書（償却資産課税台帳）を作成し、提出
• 4 月　当年度都民税の均等割申告書を作成し、提出

ハローワーク

• 5 月　当年度労働保険年度更新申告書を作成し、提出

社会保険事務所

• 8 月　被保険者報酬月額算定基礎届を作成し、提出
• 賞与毎に健康保険・厚生年金保険賞与等支払い届を作成し、提出
• 職員健康診断の手配、諸届等

問題点

• 現在、請求書の発行はファイルメーカーを利用し、発行記録は手書の請求ノートに頼っている状態。全般的には無理だとしても各行事の登録データ等と関連付けることは可能でしょうか
• 公益法人ソフトの導入等

これらの仕事内容の相互の関連は業務フローとしてまとめられる。詳細は付録 A1 に示す。業務は大きく分けると、「口座引落し」「入金処理」「出金処理」「伝票処理」「請求処理」からなる。これらの業務の概要とその問題、 対策案を表 4.5.1 にまとめた。

　ヒアリングした結果、業務の効率化以前の問題として、帳簿が全て手書きとなっており、年間予算約２億円を管理するには会計システムの導入が緊急の課題であることが浮かび上がった。会計システム導入により、転記・計算ミスを防げるばかりでなく、収支計算書をはじめとする財務指標を素早く作成し、戦略的・機動的に予算管理を行うことができるものと考える。

　会計処理の中で、非常に労力が掛かっているところは銀行口座入金（月平均２５０件）の仕分処理である。銀行口座への入金では郵便口座のように「通信欄」がないため、入金内容（振込者、何の費用か？）が大まかにしかわからず、月２５０件のうち２割はメールやはがきで内容の連絡があるが、残り８割はイベントの参加者リスト、請求書発行リスト等をもとに仕分けを行う必要がある。この作業を、イベント情報データベース等と連動する支援アプリケーションを準備できれば、全ては自動化できるものではないが省力化に大きく貢献するものと思われる。

　また、会計処理のなかで、間違いが発生しやすいのが請求書発行処理である。請求書発行リストが手書きノートであり、また消し込みもそのノートをベースにしている。これをデータベース化し検索・管理しやすくするとともに、上記の仕分処理でも利用できるようにする必要がある。

　他の、効率化アイテムとして給与ソフトの導入等が財務処理の効率化に寄与するものと考えられる。
　また現在財務処理は、会計担当の事務局員だけでなく、部門担当、会員担当の事務局員も関わっており、今後の事務局の体制にも関連するが、業務の分担をもう一度見直し効率化を図る必要がある。

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