データベース ( 以下ＤＢと略す ) は以下のものを作成する。
- 会員ＤＢ
- 会計ＤＢ
- イベントＤＢ
- 学術情報ＤＢ
- 運営 ( ユーティリティ ) ＤＢ
これらは相互にリレーショナルに結ばれ、会員に対するサービスの向上、部門・支部行事の支援と本部事務作業の効率化、各委員会と事務局の連絡円滑化をその目的とする。 (ITシステム将来構想案： 2000年拡大理事会に提案 )
1. 会員ＤＢ
会員の会費納入状況、学術情報、各イベントへの参加状況、委員会活動などの管理を行う。会員の管理にとどまらず、非会員を含む行事参加者へのイベント案内や会員外への新規会員勧誘などへの活用 (企業で言えば強力な Sales Force Management) も行う。
現在も会員 DB は存在するが、古い形式を引きずっているためにリレーショナルな DB として活用できない。 ( 新しい DB は 2003 年 4 月運用開始予定 )
2. 会計ＤＢ
事務局の各種経理、各イベントで発生する会員への請求とその入金の管理、支部・部門の経理などを行う。事務局・支部・部門の経理には「公益法人会計ソフトウェア」 (市販： ＭＪＳ（ (株 ) ミロク情報サービス 製）以下会計ソフトと略す ) を購入し 2002 年度から運用を行う。その会計ソフトの入出力は CSV ファイルを介してその他のＤＢと連係できる。また会計ソフトは他の DB と連動せずに独自で事務局経理を可能にする。 (2002 年 1 月会計ソフト運用開始、周辺ソフトウェアは他の DB 運用開始後の予定 )
3. イベントＤＢ
おもに各部門主催の行事の効率化を図るＤＢである。会員の行事への参加登録はWeb ベースで行い、会員ＤＢ・学術情報ＤＢと連係する。行事主催部門は運営ＤＢを利用して行事の運営をスムーズに行う。このイベントＤＢによって主催部門と事務局の効率化が図られる。イベント DB構築のベースとなるイベントデータフローを付録 A2に示す。 (2002年 4月運用開始予定 )
4. 学術情報ＤＢ
ＳＩＣＥの持つ膨大な学術情報を管理し、Web などからの検索、情報発信を行う。現在のところ産業論文(2002 年3 月 ) 、英文論文 (2002 年 1 月 ) が予定されている。将来は SICE のあらゆる学術行事において発生した情報を DB に記憶管理することを展望している。もちろん論文集と会誌の内容をすべて「学術情報 DB 」として保存し、インターネットを通じて会員あるいは非会員に公開することが望ましい。この場合の課金システムの有無やシステムの詳細については今後の検討に委ねたい。
５．運営( ユーティリティ) ＤＢ
各種規定、マニュアルなどを管理し、行事主催者・一般会員・各種委員会・事務局などの運営 ( 工程管理・進捗状況の把握なども含む ) を手助けする。現在のところ NT サーバで構築する案がある。
以上のような IT 将来構想から事務局に必要となるハードウェアを将来構想図にまとめる。
各ＤＢが一つのサーバマシン・ソフトウェアを有するわけではなく、会員ＤＢ・イベントＤＢは PostgreSQL サーバに、会計ＤＢは市販ソフトと PostgreSQL サーバ、学術情報ＤＢは PostgreSQL と Web サーバ、運営ＤＢは NT サーバなどで実現される。
（１）現在までの状況
- ハードウェア・ソフトウェアの導入
Ø SICE 本体 Web サーバマシン購入・設置
Ø 論文用(CGI 使用)Web サーバマシン購入・設置
Ø ネットワークセキュリティ強化
Ø 会計ソフト用パソコンならびに会計ソフト購入・運用
（２）進捗状況
- 各種行事の登録が Web ベースでできるようになった。将来構想においてもこれがイベントＤＢにおける会員とのインターフェースになる。Web ベースの登録の実績 (2002 年 8 月〜 12 月まで )行事数： 22 登録者数： 1686 件 単純事務短縮時間約 28 時間
- ＳＩＣＥカレンダーの導入。これは行事主催者とイベントＤＢのインターフェースになる。
- イベントＤＢについては TaskForce が事務局職員からの聞取り調査などを行って作成したイベントフローを基に、嘱託の加賀 IT 委員が基本設計を行っており、 2002年 4月の基礎運用を目指している。 Web 登録用インターフェースは PHP4を予定している。事務局が DBにアクセスするインターフェースは Microsoft Accessを予定。
- 学術情報ＤＢは産業論文委員会によってWeb 上で産業論文を公開、論文集委員会によって英文論文をWeb 2002 年 3 月に産業論文・英文論文が公開予定。
- 会計ＤＢについては TaskForce ・財務担当理事が会計制度の変更の観点から業務フローを作成し、将来構想に適した会計ソフト (市販 )の選定と購入を行った。科目コードの設定を行い 2002年 1月からの運用予定。新しい会計制度に関連して未収金などいくつかの会計上未解決部分があるが、それは順じ実際に則して手直ししていく。
- 会員ＤＢはイベントＤＢ完成後に着手し2003 年3 月に完成予定。
