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部門行事については事務局では、メインには正職員 1 名が担当しており、参加費等の会計処理については会計担当職員・会員担当職員と連携して業務担当している。
5 部門で部門大会をすでに一巡実施 ( 先端融合は実施せず ) され、セミナー研究会 ( 部会行事 ) など小さな会合も集めると部門関係で約 100 行事くらいが年間に開催されている。参加者受付、会告、資料などの業務は 6月から 12月に集中している。
例として、第 1回制御部門大会に関しての業務内容をみると、
会場予約；予算書提出；会告掲載依頼・校正；共催・協賛依頼；講演申し込みデータを Excel で作成 (3 種類を作成 ) ；プログラムの会告掲載依頼；会告校正；司会依頼；特別講演依頼；執筆要項作成・送付；協賛学会宛プログラム送付；原稿執筆の問い合わせ；原稿〆切 /封筒ベースですべてを行っている；原稿催促；参加者データ作成；登壇者の連絡表よりデータを作成；登壇者・参加者へ請求書の発送 (150件あまり )；資料集・名札印刷；部門賞審査書類の作成；学術奨励賞審査書類の作成；司会者宛原稿送付；使用機器確認、手配；特別講演の謝礼に関する租税条約等の手配；参加者出欠および参加人数の確認；部門賞の賞状・筒などの手配；当日受付の打ち合わせ；受付準備、発送；当日参加者処理；参加費未納者のチェック；謝礼金および交通費などの振込み；会場費の振込み、事務局経費の処理など；特別講演者礼状発送；決算書作成；シンポジウム決算に含まれない支出の清算；決算書を担当委員へ送付・行事リストへの更新；源泉徴収税処理；データシートの処理；資料整理；
このうち特に事務局の負荷が大きい業務は、
プログラムの会告掲載依頼、
司会依頼、
原稿〆切後の原稿のハンドリング、
請求書発送
である。これら作業内容のイベントフロー図による評価、ならびに IT 化にともなう各種データベース整備とそれによる効率化について行った検討結果については、別項にゆずる。